assistの定型文はフォルダのような階層ではなく、フラット管理という方法を採用しています。

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フラット管理は登録や管理の手間を大幅に減らす管理方法で、KCSのようにナレッジを大量に作成し、保持する管理方法では特に有効な方法とされています。

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実際多くの企業では、assistの定型文管理に切り変えてから、1年で5〜10倍近くのナレッジを作成するように変化しています。

一方で、多くの企業では定型文をもともと階層構造で管理されていることが多く、すでに階層構造で慣れてしまっている方からは階層で定型文を辿りたいという声が多く寄せられておりました。

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そこで、フラット管理でありながら、階層で辿るルートを作るために、タグの階層化を行いました。

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タグの親子の関係を登録することで、タグを階層化することができます。

■設定手順

1.管理画面の左メニューから「定型文タグ」をクリック

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2.画面右上の「追加する」をクリック

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3.「タグ名」に新しく作成するタグの名前を入力

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4.「親タグ」の選択項目から、上位に配置したい既存のタグを選択

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5.「登録する」をクリック

■階層構造のイメージ

・第1階層：親タグ

・第2階層：子タグ（親タグを指定して登録）

・第3階層：孫タグ（子タグを親として指定して登録）

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■補足

タグの階層化は最大で「孫タグ」までの3階層まで設定が可能です

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■注意

親タグに指定したいタグがまだ存在しない場合は、先に親となるタグを単体で登録しておく必要があります

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■ヒント

CSVインポートで一括登録する際は、タグの項目に「親タグ:::子タグ:::孫タグ」と「:::（コロン3つ）」で区切って入力することで、一度に階層構造を作成できます

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■重要

あまりに深い階層を作りすぎると、目的の定型文にたどり着くまでのクリック数が増えてしまうため、主要な分類のみを階層化することをおすすめします